Organigrama unei firme – descoperă care este structura optimă a unei afaceri de succes

Atunci când vine vorba despre mediul de afaceri, în multe situații, antreprenorii iau în considerare elemente ce țin de latura financiară sau de contabilitate, uitând de alte aspecte foarte importante. În acest context, este vorba despre resursa umană sau personalul care alcătuiește echipa de lucru dintr-o firmă.

Fără a avea o resursă umană bine pusă la punct și organizată corespunzător, este dificil să îți poți dezvolta propria afacere. Astfel, este important ca orice firmă să își întocmească organigrama după care să se ghideze toți angajații, în așa fel încât să știe fiecare foarte bine ce atribuții și ce responsabilități are.

1. Care este structura organigramei unei firme?

Organigrama este reprezentarea grafică a structurii unei firme, a unei companii sau a unei instituții. Aceasta arată ierarhia și relațiile dintre diferitele departamente, echipe sau poziții din cadrul firmei. Scopul principal al unei organigrame este de a ilustra modul în care sunt organizate responsabilitățile și relațiile de raportare între diferitele niveluri și funcții dintr-o entitate.

Acum că ai înțeles ce este organigrama, trebuie să aprofundezi puțin structura acesteia.

1.1. Ce trebuie să cuprindă orice model de organigramă?

Printre diferitele tipuri de structuri organizatorice, trebuie neapărat să se regăsească următoarele elemente:

1. Departamente:

Organigrama indică diferitele departamente și unități funcționale ale firmei, cum ar fi vânzări și achiziții, contabilitate și marketing, producție, resurse umane, IT, operațiuni, servicii clienți ori multe alte sectoare, în funcție de domeniul de activitate.

2. Poziții și titluri:

Pe lângă departamentele dintr-o firmă, organigrama trebuie să cuprindă și detalii privind pozițiile și titlurile angajaților din cadrul fiecărui birou sau echipă. În acest caz, poate fi vorba despre manageri, directori, coordonatori, analiști, experți, ori multe alte specialități care se pliază perfect pe latura în care activează firma.

3. Ierarhie și relații interpersonale:

Organigrama trebuie, totodată, să arate și structura ierarhică și funcțiile dintr-o firmă, indicând cine raportează direct către cine. De exemplu, cine este subordonat unui anumit manager sau director și cine se află în conducerea fiecărui departament.

4. Linii de comunicare și coordonare:

Prin organigramă, este clarificată modalitatea de coordonare și comunicare între diferitele departamente și niveluri din cadrul firmei.

5. Responsabilități și atribuții la locul de muncă:

Această structură organizatorică a unei întreprinderi poate indica responsabilitățile fiecărei poziții sau ale departamentelor, precum și sarcinile de lucru specifice fiecărei echipe.

6. Management:

Este evidențiată ierarhia și echipa de management, inclusiv nivelurile de conducere, cum ar fi directori executivi, directori de departament, manageri intermediari.

Nu în ultimul rând, în cazul mai multor tipuri de organigrame pot fi evidențiate interacțiunile dintre diferitele departamente și echipe din cadrul companiei. Totodată, în unele organigrame, mai ales în companiile mari sau complexe, pot fi vizibile structuri matriciale sau specializate, în care angajații pot avea raportări duble sau responsabilități transversale.

Organigrama este foarte importantă pentru a înțelege modul în care este organizată o firmă și cine este responsabil pentru diferitele aspecte care se produc în interiorul acesteia. Ea oferă claritate asupra relațiilor interne din cadrul organizației și facilitează comunicarea și colaborarea eficientă între angajați, în așa fel încât toate sarcinile și obiectivele interne să fie atinse și finalizate cu succes.

<h3> 1.2. Ce importanță are organigrama unei firme? </h3>

Rolurile pe care această structură organizatorică din orice firmă le îndeplinește sunt foarte importante. Printre acestea, se numără:

• Clarificarea structurii: indică ierarhia, relațiile de raportare și modul în care sunt organizate departamentele și funcțiile în cadrul companiei. Această claritate este esențială pentru înțelegerea modului în care sunt distribuite responsabilitățile și deciziile în organizație.
• Definirea responsabilităților: stabilește atribuțiile detaliate ale fiecărei poziții sau departamente. Astfel, fiecare angajat știe ce se așteaptă de la el și care sunt limitele autorității sale. Acest lucru ajută la evitarea conflictelor și a suprapunerilor de responsabilități.
• Îmbunătățirea comunicării și colaborării: cunoscând structura organizațională, angajații pot identifica rapid și cu ușurință cine este responsabil pentru anumite aspecte sau decizii. Acest lucru facilitează comunicarea eficientă și colaborarea între diferitele echipe și departamente din cadrul companiei.
• Managementul resurselor umane: organigrama este utilă pentru planificarea strategică a resurselor umane. Această structură organizatorică oferă informații despre nevoile de personal și despre modul în care pot fi distribuite resursele umane pentru a răspunde eficient cerințelor organizaționale.
• Transparență în oferirea feedback-ului și evaluării performanței: organigrama poate servi ca bază pentru oferirea feedback-ului și evaluarea angajaților. Managerii se pot folosi de organigrama pentru a identifica cine contribuie la succesul organizației și pentru a identifica nevoile de îmbunătățire a performanței. Mai mult decât atât, în baza unei astfel de evaluări, antreprenorii au posibilitatea de a identifica persoanele care pot prelua proiecte noi sau colabora cu parteneri externi, precum companii de consultanță pentru piața de capital, așa cum este VERTIK Together. Alegând colaborarea activă cu o echipă de specialiști în zona financiară și atragere de investitori, orice companie poate să planifice corespunzător dezvoltarea din viitor, primind sfaturi utile de la persoane cu experiență.
• Suport pentru decizii strategice: o organigramă bine definită oferă informații extrem de valoroase pentru luarea celor mai bune decizii strategice. Conducerea poate folosi organigrama pentru a identifica zonele în care este necesară îmbunătățirea eficienței și pentru a planifica restructurări sau schimbări în interiorul companiei.
• Adaptabilitate: structura organizatorică dintr-o firmă poate fi adaptată pentru a reflecta schimbările care tot apar, cum ar fi expansiunea sau restructurarea. Aceasta permite companiei să rămână flexibilă și să se adapteze la evoluțiile din industrie sau la cerințele pieței. Astfel, modelul de afacere chiar dacă este lansat cu un anumit plan, respectând o structură anume, este totuși deschis la îmbunătățiri și se adaptează pe măsură ce tehnologia și cerințele devin tot mai avansate.

Prin urmare, organigrama unei firme joacă un rol foarte important din mai multe puncte de vedere: în gestionarea eficientă a resurselor și a personalului, îmbunătățind comunicarea și colaborarea în cadrul organizației și contribuind la atingerea obiectivelor strategice ale companiei, în așa fel încât să ajungă să se dezvolte frumos și să aibă succes pe termen lung.

1.3. Modele de structuri organizatorice ale unei firme din care să te inspiri

Există mai multe modele de organigrame pe care o firmă le poate adopta pentru a se asigura că aceasta se dezvoltă corespunzător și devine din ce în ce mai eficientă din punct de vedere organizatoric. Alegerea unui anumit model depinde de dimensiunea firmei, tipul de industrie sau al domeniului de activitate, strategiile de afaceri și necesitățile specifice ale companiei. Iată câteva modele de organigrame care ar putea fi utile pentru o firmă în curs de lansare:

• Organigramă funcțională:

Această organigramă organizează firma în funcție de funcțiile principale ale afacerii, cum ar fi producție, vânzări, marketing, finanțe, resurse umane etc. Un mare avantaj al acestui tip este gestionarea și controlul operațiunilor specifice; facilitează specializarea și dezvoltarea expertizei în fiecare funcție. Pe de altă parte, poate duce la dificultăți în coordonarea transversală între departamente și apariția diferențelor de opinie ori chiar suprapunerea responsabilităților între diferite poziții din cadrul firmei.

• Organigramă divizională sau cea structurată pe produse/servicii:

Organigrama este structurată în jurul diferitelor linii de produse sau servicii ale companiei. Aceasta este indicată în multe domenii, deoarece permite concentrarea resurselor pe dezvoltarea și gestionarea specifică a fiecărei linii de produs. Totodată, aceasta ușurează evaluarea performanței pe fiecare divizie. În același timp, acest model de structură organizatorică pentru o companie poate duce la apariția mai multor funcții cu același rol în fiecare departament. Astfel, coordonarea și sinergia între compartimente și birouri pot fi dificile.

• Organigramă matricială:

În acest caz, este vorba despre o combinație între organigrama funcțională și cea divizională, în care angajații raportează la mai mult de un șef, având responsabilități în cadrul unui departament funcțional și al unei divizii. Cel mai evident avantaj al modelului de acest fel este faptul că promovează colaborarea între departamente și divizii; permite o mai mare flexibilitate și adaptabilitate în gestionarea proiectelor complexe. Din nefericire, un dezavantaj însemnat este că poate crea confuzie sau conflicte de autoritate. De aceea, în multe situații, organigrama de acest fel este însoțită de necesitatea unei comunicări și coordonări eficiente.

• Organigramă geografică:

Organigrama este structurată în funcție de locațiile geografice ale companiei, cu manageri responsabili pentru fiecare regiune sau teritoriu. Marele beneficiu asigurat de organigrama de acest fel este că ușurează adaptarea la specificul pieței locale, facilitând în același timp controlul și gestionarea operațiunilor în diferite regiuni. Cu toate acestea, în cazul în care nu este realizată corespunzător sau nu se respectă în totalitate, este dificil de controlat de la distanță.

• Organigramă de tip lider-satelit:

Organigrama este construită în jurul unui lider sau a unui nucleu central, cu echipe sau unități periferice (sateliți) care raportează direct la acest lider. Tipul acesta de organigramă este foarte apreciat deoarece promovează agilitatea și inovația, încurajând în același timp și luarea rapidă a deciziilor la nivel central și implementarea în scurt timp. Pe de altă parte, un dezavantaj ce însoțește structura organizatorică de tipul acesta poate duce la concentrarea excesivă a puterii și autorității în mâinile liderului; poate afecta autonomia și motivația echipelor periferice.

Fiecare model de organigramă are propriile avantaje și dezavantaje, însă alegerea depinde de obiectivele strategice și de structura specifică a firmei. Este important ca organigrama să fie adaptată în mod continuu pentru a susține evoluția și creșterea organizației în timp. De aceea, este indicat să existe o echipă formată din membri compatibili, cu obiective și mentalități asemănătoare care să se pună de comun acord pentru a implementa cel mai potrivit model de organigramă în firma în care activează. În cazul în care echipa de management cuprinde persoane ce au divergențe ori le vine dificil să stabilească ceva la comun, există oricând posibilitatea de a solicita ajutorul unei companii din exterior care să ofere consultanța atât de valoroasă din mediul de afaceri.

2. Cum poate organigrama firmei să ajute la dezvoltarea acesteia pe termen lung?

Ai văzut mai sus faptul că structura organizatorică a unei firme are mai multe roluri importante în dezvoltarea pe termen lung a acesteia, oferind o structură clară și promovând eficiența operațională și strategică.

O organigramă bine definită oferă o imagine clară a ierarhiei și a relațiilor de raportare din cadrul firmei. Acest lucru este esențial pentru stabilirea unui cadru organizatoric solid și pentru evitarea neînțelegerilor sau a neclarităților în ceea ce privește responsabilitățile și autoritățile.

Prin organigramă, se pot identifica și elimina potențialele lacune sau suprapuneri în responsabilități. Claritatea în atribuțiile fiecărui departament sau fiecărei echipe poate îmbunătăți eficiența și colaborarea între diferitele funcții din firmă.

De asemenea, organigramele sunt special create pentru a susține și încuraja comunicarea eficientă între departamente și echipe. O comunicare neîntreruptă și bine structurată între echipe poate sprijini inițiativele de dezvoltare și inovare. În plus, prin identificarea clară a pozițiilor și a relațiilor de raportare, organigrama poate facilita delegarea adecvată a responsabilităților și autorităților către angajați. Aceasta poate contribui la dezvoltarea și creșterea talentelor din cadrul organizației.

Organigrama servește ca un instrument util pentru planificarea strategică și pentru luarea deciziilor pe termen lung. Conducerea poate evalua structura organizațională actuală și poate identifica schimbările necesare pentru a susține obiectivele de creștere și expansiune. Pe măsură ce firma evoluează și se dezvoltă, organigrama poate fi ajustată pentru a reflecta schimbările organizaționale, cum ar fi extinderea în noi piețe, diversificarea activităților sau restructurarea departamentelor. Acest lucru facilitează adaptabilitatea și îmbunătățirea firmei, pe măsură ce tendințele din domeniul de activitatea suferă schimbări.

Organigrama poate reflecta valorile și cultura organizațională a firmei. O structură organizatorică bine definită poate sprijini colaborarea și identitatea de echipă în cadrul companiei, ajutând totodată și la angajamentul, loialitatea și performanța angajaților. Prin organizarea eficientă a departamentelor și a funcțiilor, organigrama poate contribui la utilizarea optimă a resurselor umane și financiare ale firmei. Acest lucru este esențial pentru creșterea sustenabilă și rentabilă pe termen lung.

În final, se poate concluziona faptul că o organigramă bine gândită și implementată este un element strategic extrem de important pentru dezvoltarea și succesul pe termen lung al unei firme, oferind o bază solidă pentru gestionarea eficientă a resurselor, comunicarea eficientă și adaptarea la schimbările din mediul de afaceri. Nu în ultimul rând, este important ca organigrama să fie revizuită și ajustată periodic pentru a răspunde nevoilor și obiectivelor organizației în evoluție.